5 Juli 2024, Kemantren Tegalrejo melakukan pemusnahan arsip   inaktif di UD Samak Magelang di pimpin langsung oleh Mantri Pamong Praja Tegalrejo Drs. ANTARIKSA AGUS PURNAMA, M.Si.  disaksikan langsung oleh  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Bagian Hukum dan Inspektorat kota yogyakarta “Pemusnahan arsip adalah tahap akhir dari prosedur penyusutan arsip. Dalam artikel ini, kami akan membahas prosedur dan metode pemusnahan arsip yang efisien dan ramah lingkungan sesuai dengan UU Kearsipan.”

GAMBAR 1. MPP Kemantren Tegalrejo Menyerahkan Arsip Untuk Dimusanahkan

Pemindahan arsip inaktif adalah proses mengambil arsip yang tidak digunakan lagi dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini dilakukan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Setelah arsip inaktif pindah, tahap selanjutnya adalah pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, serta untuk melindungi informasi arsip dari pihak yang tidak berhak mengetahuinya. Namun, dalam pemusnahan arsip, kita harus selalu memperhatikan kepentingan pencipta arsip dan kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara.

Pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip merupakan tahap akhir dari prosedur penyusutan arsip. Ada tiga metode pemusnahan arsip yang umum dilakukan, yaitu:

Pembuburan Arsip: Metode ini dilakukan dengan menghancurkan arsip menjadi bubur kertas di pabrik kertas atau tempat yang memiliki fasilitas pembuburan kertas. Hasil dari pembuburan arsip ini dapat didaur ulang menjadi kertas atau barang-barang daur ulang yang bermanfaat. Metode ini sangat ramah lingkungan dan sering dilakukan oleh pemerintah.

Pembakaran atau Kremasi Arsip: Metode ini dilakukan dengan menggunakan mesin kremasi yang biasa digunakan untuk kremasi jenazah. Hal ini lebih ramah lingkungan daripada melakukan pembakaran langsung dan hasil dari kremasi tidak dapat didaur ulang.

Pemberian Bahan Kimia: Metode ini dilakukan dengan memberikan bahan kimia tertentu hingga arsip hancur total, biasanya menggunakan magnesium karbonat. Namun, metode ini jarang dilakukan karena bahan kimia yang digunakan berbahaya.

GAMBAR 2. MPP Kemantren Tegalrejo Memasukan Kertas Arsip Kedalam Mesin Pembubur Kertas

Setelah mengetahui berbagai metode pemusnahan arsip, pilihan terbaik dalam menentukan metode pemusnahan arsip adalah dengan memperhatikan faktor efisiensi, keamanan, dan ramah lingkungan. Pembuburan arsip merupakan metode yang efisien dan ramah lingkungan karena hasil dari pembuburan arsip dapat didaur ulang menjadi kertas atau barang-barang daur ulang yang bermanfaat. Sementara itu, pembakaran atau kremasi arsip juga merupakan pilihan yang lebih ramah lingkungan daripada pembakaran langsung. Namun, pemberian bahan kimia sebagai metode pemusnahan arsip harus dihindari karena bahan kimia yang digunakan berbahaya bagi lingkungan dan kesehatan. Oleh karena itu, pembuburan arsip atau pembakaran/kremasi arsip merupakan pilihan terbaik dalam menentukan metode pemusnahan arsip. Ole karena itu Kemantren Tegalrejo memilih untuk memusnahkan arsip dengan metode pembuburan arsip supada ramah lingkungan dan dapat di daur ulang.